Klient postawił w projekcie następujące cele:
• Zastąpienie papierowego obiegu faktur, eliminacja problemu ginących faktur
• Usprawnienie, automatyzacja oraz standaryzacja procesu obiegu faktury osadzonego w strukturach przedsiębiorstwa
• Automatyczne wyznaczanie osób akceptujących i przekierowywanie faktur do akceptacji
• Integracja procesu z istniejącymi procesami obsługi wniosków zakupu Opex i Capex, procesem zakupowym, systemem finansowo księgowym oraz bazą danych kontrachentów
Proces Elektroniczny Obieg Faktur jest uruchamiany automatycznie po otrzymaniu przez UPC wiadomości email z fakturą na dedykowaną skrzynkę mailową UPC lub po wykonaniu skanu papierowego dokumentu faktury. Skanowanie wykorzystuje kody kreskowe precyzyjnie identyfikujące i separujące poszczególne faktury.
Po uruchomieniu procesu, każda faktura kosztowa podlega rejestracji, podczas której wyznaczany jest odpowiedni koordynator odpowiedzialny za weryfikację i dalszą obsługę faktury. W zależności od danych faktury oraz od sposobu zaklasyfikowania faktury sprawa przekazywana jest do dalszych etapów w procesie:
• Faktury wymagające rozliczenia i weryfikacji przed zaksięgowaniem przekazywane są do osób z działów merytorycznych odpowiedzialnych za ich rozliczenie i akceptacje,
• Faktura w oparciu o określone uwarunkowania warunków finansowych może podlegać dodatkowym akceptacjom obligatoryjnym i opcjonalnym. System umożliwia zdefiniowanie kilkustopniowej akceptacji faktury oraz uzależnienia akceptacji od wysokości kwoty na jaką opiewa faktura, jej przekroczenia lub miejsca powstawania kosztów,
• Faktury wymagające tylko zaksięgowania przekazane zostaną do Działu Księgowości, gdzie faktury są księgowane, tj. rozbijane na różne konta rozrachunkowe.
Na każdym etapie złożonego procesu, jakim jest obsługa faktur, użytkownicy uzyskują natychmiastowy dostęp do obrazu zeskanowanej faktury jak również historii jej obiegu dzięki czemu możliwa jest pełna identyfikacja i weryfikacja faktury. Faktura na etapie opisu merytorycznego może zostać odrzucona bądź zaakceptowana i przesłana do kolejnego kroku akceptacji.
Podczas przepływu faktury w procesie system automatycznie przegotowuje domyślne alokacje kwot do faktury, rozliczenie oraz księgowanie.
Wszystkie Faktury zaakceptowane i zaksięgowane przechowywane są w Archiwum Faktur, Faktury odesłane do wystawców przechowywane są w Archiwum Faktur Odrzuconych, a Faktury Wycofane z procesu przechowywane są w Archiwum Spraw Wycofanych.
Dzięki wdrożeniu procesu klient osiągnął pełna automatyzację, zestandaryzowanie i uporządkowanie obiegu faktur w firmie, a przez to obniżył czas i koszty tego procesu.
Dodatkowo, dzięki wdrożonej przez nas automatyzacji uzyskano:
• pełną kontrolę nad przychodzącymi fakturami kosztowymi liczonymi w dziesiątkach tysięcy rocznie, oraz powiązanymi z nimi dokumentami,
• koordynację przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami, co jest niezwykle ważne w firmie zatrudniającej dużą liczbę pracowników i mającej swoje jednostki w wielu miastach,
• transparentność systemu. W każdym momencie wiadomo u kogo i na jakim etapie znajduje się faktura.
• natychmiastowy dostęp do obrazu faktury, dokumentów źródłowych oraz do historii jej biegu.
• oszczędności wynikające ze skrócenia czasu, obniżenie kosztów obsługi faktur
• minimalizację operacji manualnych oraz zmniejszenie nakładu pracy potrzebnego na obsługę faktury,
• obniżenie liczby błędów,
• usprawnienie rejestracji dokumentów w wyniku eliminacji papierowego obiegu faktury,
• stały monitoring terminowości przepływu faktury, minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności
• egzekwowanie przez system procedur związanych z akceptacją faktury,
• jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności do konkretnej osoby zdefiniowanej w procesie,
• pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.
