Kluczem do powodzenia projektów BPM jest właściwa analiza procesu pod kątem potrzeb jego właściciela i uczestników. Na podstawie doświadczeń prowadzenia projektów w zakresie BPM, opracowaliśmy własną metodykę prowadzenia analizy procesów biznesowych, której wynikiem jest Analiza procesu. Jest to jednoznaczny i kompletny opis wymagań do tworzonego produktu informatycznego, który spełnia kilka podstawowych celów:
Analiza procesu prowadzona jest wspólnie przez Zespół przedstawicieli klienta i naszych konsultantów. Istotne jest aby w trakcie prac analitycznych był zapewniony dostęp do osób (uczestników) związanych z realizacją analizowanego procesu oraz co jest bardzo istotne – został wyznaczony po stronie klienta Właściciel procesu. Przez Właściciela procesu rozumiemy osobę odpowiedzialną za określanie wymagań i podejmowanie decyzji związanych z ostatecznym projektem procesu. W przypadku gdy projektowany proces będzie korzystał z danych lub zasilał zewnętrzne systemy informatyczne, w skład zespołu analitycznego powinien również wejść przedstawiciel działu IT zamawiającego posiadający wiedzę w zakresie możliwych sposobów integracji z wyznaczonymi systemami. Szczegółowy skład zespołu analitycznego i zakres odpowiedzialności poszczególnych jego członków jest ustalany na początkowym etapie projektu po określeniu wstępnych wymagań i zakresu analizy.
Z naszych doświadczeń wynika, że procesy, które podlegają analizie i w rezultacie opisaniu i uruchomieniu w formie modelu elektronicznego, w znacznej większości odnoszą się do obecnie funkcjonujących procedur lub reguł postępowania opracowanych w organizacji klienta. W związku, z tym, w pierwszym etapie projektu staramy się zrozumieć stan obecny funkcjonowania organizacji w wybranym obszarze poprzez zebranie wszelkich istniejących regulacji dotyczących analizowanego procesu, a następnie ich weryfikację i ewentualny opis różnic działania procesu w teorii i praktyce. Prace analityczne w postaci wywiadów prowadzone są w miarę możliwości ze wszystkimi rodzajami uczestników procesu.
Wykonane prace pozwalają naszym analitykom na zrozumienie funkcjonowania organizacji, i niejednokrotnie przygotowane opracowanie pozwala samej organizacji na pełne opisanie reguł postępowania, nie sformalizowanych w żadnych aktualnych opisach lub dokumentach.
W trakcie tego etapu analizy prosimy o udostępnienie wszystkich istniejących materiałów związanych z realizacją opisywanego procesu, a także jeżeli istnieją, to również spisanych wymagań dotyczących pożądanych zmian w funkcjonowaniu procesu.
Analiza stanu obecnego obejmuje miedzy innymi:
Zgodnie z metodologią prowadzenia analizy kolejnym etapem budowy modelu procesu jest budowa mapy docelowego procesu określającej podział procesu na etapy i działania określające przepływy informacyjne.
Z punktu widzenia realizacji procesów biznesowych i ich uczestników, każdy z Etapów procesu jest wydzielonym elementem systemu, udostępniającym uczestnikom procesu odpowiednie narzędzia i informacje służące do podjęcia właściwych decyzji lub wykonania wymaganych czynności.
Ogólne wymagania dotyczące zachowania procesu są zbiorem zasad stosowanych do obsługi dowolnych (wszystkich) Etapów lub elementów systemu związanych z funkcjonowaniem procesu jako kompletnego systemu informatycznego.
Ostatnim elementem analizy jest utworzenie ostatecznego dokumentu Analizy procesu będącego zbiorem informacji stanowiących podstawę zrozumienia istniejącego procesu, jego wymagań funkcjonalnych i szczegółową instrukcją budowy systemu dla programistów i informatyków odpowiedzialnych za uruchomieniu modelu procesu w środowisku informatycznym. Dokument analizy służy dodatkowo do prac związanych z kontrolą jakości wynikowego produktu oraz stanowi podstawę do weryfikacji produktu podczas odbioru.
Dopiero po zaakceptowaniu i zatwierdzeniu wyników analizy, programiści przystępują do oprogramowania, integracji i wdrożenia procesu elektronicznego. Co istotne, proces analityczny może dotyczyć także aplikacji. Analiza biznesowa aplikacji pozwala na ocenę jej adekwatności w kontekście obsługiwanych procesów biznesowych.
Analiza biznesowa aplikacji to proces oceny aplikacji pod kątem jej wartości biznesowej, funkcjonalności, wydajności i zgodności z celami oraz wymaganiami organizacji. Jest to kluczowy element w cyklu życia rozwoju oprogramowania, który pomaga w zrozumieniu, jak aplikacja może wspierać procesy biznesowe i przyczyniać się do osiągania celów biznesowych. Analiza biznesowa aplikacji jest procesem ciągłym, który może wymagać regularnych przeglądów i aktualizacji w miarę zmian w środowisku biznesowym i technologicznym.