Dokumenty oraz wszelkie nośniki treści, takie jak emaile, pliki audio, video, a także strony internetowe, witryny Wiki, czy blogi , mają kluczowe znaczenie dla firmy - znajdują się w centrum wszystkiego, co robi twoja organizacja.
Dostęp do treści, bez względu na to, gdzie jest przechowywana, jest coraz ważniejszy – szczególnie w obecnych czasach, kiedy ilość informacji rośnie w tempie wykładniczym, co utrudnia użytkownikom znalezienie potrzebnych im danych. Bez właściwych środków kontrolnych oraz coraz bardziej rygorystycznych strategii ładu informacyjnego, ten szybko rosnący wolumen treści odbije się na wzroście kosztów oraz podwyższonym ryzyku biznesowym dla organizacji.
Odpowiedzialność za zarządzanie informacją spoczywa na menadżerach firmy, ze wsparciem ze strony IT, departamentu prawnego oraz poszczególnych jednostek biznesowych. Rozwiązanie do zarządzania cyklem życia informacji zapewnia technologiczne podstawy, na których budowana jest strategia ładu informacyjnego. OpenText jest na czele tego rosnącego trendu i zapewnia kompleksowe rozwiązanie, które integruje się z istniejącym środowiskiem technologicznym.
ECM został zaprojektowany, aby pomóc organizacjom zredukować czas i wysiłek poświęcany na zarządzanie, organizowanie i udostępnianie informacji w przedsiębiorstwie. Poprzez bezpieczne i centralnie zarządzane repozytorium - Enterprise Library, ECM umożliwia przechowywanie, kontrolowanie i odnajdywanie wszelkiego typu informacji, dzięki czemu odpowiednie informacje są za każdym razem dostarczane do odpowiednich osób we właściwym czasie.
Zestaw ten uzupełniony jest sprawdzonym systemem zarządzania rekordami oraz archiwizacji.
Zarządzanie dokumentami (DM) oferujące bezpieczne repozytorium dla wszystkich typów dokumentów: aplikacje biurowe, e-mail, grafika, rysunki i dokumenty techniczne CAD. Dodatkowo DM zawiera funkcję check-in/check-out, kontrolę wersji pojedynczych i złożonych dokumentów, zapisy audytowe, wszechstronne opcje wyszukiwania oparte na rolach i poziomach uprawnień. Aby sprostać różnym preferencjom użytkowników, przedstawione funkcjonalności są dostępne w interfejsach Microsoft® Office, Windows® Explorer® oraz przeglądarki WWW.
Metadane oferujące elastyczną i wydajną kategoryzację, wzbogacając zawartość sprawy przez jej ustrukturyzowanie umożliwiające tworzenie indywidualnych ustawień, kontrolowanie statusu dokumentu oraz wsparcie procesu wyszukiwania i odnajdywania informacji. Sklasyfikowanie treści pozwala na zdefiniowanie ról oraz utworzenie taksonomii informacji i widoków biznesowych, zgodnie z tymi rolami.
Prezentacja i dostarczanie narzędzi do integracji OpenText ECM Suite ze środowiskiem webowym i in. (np. integracja z Microsoft Windows i Microsoft Office).
Wyszukiwanie i odzyskiwanie (pobieranie) informacji poprzez wybór treści lub metadanych dzięki wydajnej i skalowalnej wyszukiwarce.
Obieg dokumentów (workflow) zapewniający kontrolę na każdym etapie cyklu życia informacji, dzięki wbudowanym schematom lub wywoływanym prośbom o akceptację, recenzję dokumentów lub informację zwrotną.
Imaging do wspierania procesów związanych z przechwytywaniem i przeglądaniem obrazów. Umożliwia organizacji użycie kodów kreskowych oraz automatyzację gromadzenia metadanych zeskanowanych dokumentów poprzez zintegrowane komponenty workflow. Gwarantuje to odpowiednie przechowywanie i organizowanie plików elektronicznych i powiązanych wersji papierowych.
Records Management do zapewnienia formalnej kontroli treści i przestrzegania zasad zarządzania cyklem życia informacji. Zawiera opcje definiowania polityki przechowywania, usuwania lub archiwizowania rekordów według ich klasyfikacji.