Celem implementacji systemu była optymalna i efektywna realizacja oraz nadzór nad przebiegiem procesów zarządzania czasem pracy pracowników w UPC. Dodatkowym celem projektu było ograniczenie kosztów operacyjnych w procesie rejestracji i rozliczania czasu pracy.

Aplikacja jest odpowiedzią na zidentyfikowane potrzeby w obszarze zarządzania czasem pracy.

Z jednej strony chcieliśmy korzystać z aplikacji, której reguły będą zgodne ze skomplikowanymi przepisami prawa pracy, szczegółowo opisanymi w Kodeksie Pracy. Z drugiej strony chcieliśmy dostarczyć pracownikom i przełożonym efektywne narzędzie, pozwalające w prosty sposób zarządzić kluczowymi obszarami z zakresu czasu pracy, zautomatyzować cykliczne działania, komunikować wybrane zdarzenia czy zadania pracownikom i przełożonym.

UPC zatrudnia obecnie ponad 1700 pracowników. Dodatkowym wyzwaniem było zapewnienie prawidłowego działania systemu dla pracowników pracujących w różnych systemach czasu pracy. Obecnie w UPC Polska pracownicy są zatrudnieni w systemach czasu pracy:

• Podstawowym
• Zadaniowym
• Równoważnym
• Weekendowym

• przygotowanie grafików czasu pracy i ich modyfikacja,
• karty czasu pracy,
• wnioski urlopowe,
• zlecanie nadgodzin,
• system raportowy.

Główne funkcjonalności z perspektywy 3 grup korzystających z aplikacji: pracowników, przełożonych i działu HR.

Pracownicy mają dostęp do elektronicznego grafiku czasu pracy, ich miesięczne karty czasu pracy automatycznie aktualizują się o bieżące zdarzenia (zwolnienie lekarskie, urlopy, nadgodziny). Pracownicy akceptują elektronicznie karty czasu pracy, wystawiają wnioski urlopowe, używają formularzy nadgodzin, mają dostęp do raportów dotyczących urlopów, nadgodzin, jak również mają możliwość śledzenia etapów sprawy w systemie.

Przełożeni mają możliwość elektronicznego tworzenia grafików czasu pracy, weryfikacji decyzji z przepisami prawa pracy, zlecania nadgodzin i ich późniejszej akceptacji, elektronicznej akceptacji kart czasu pracy i  wniosków urlopowych podwładnych, mają również dostęp do raportów dotyczących spraw podwładnych.

HR zaś ma możliwość analizowania procesu zarządzania czasem pracy pracowników na każdym etapie, finalnie zaczytując dane do systemu kadrowego.

Przykładowe działania systemu w czasie:

Wynikiem wdrożenia jest aplikacja, pozwalająca na elektroniczne zarządzanie wszystkimi elementami czasu pracy, rezygnację z obowiązku comiesięcznego generowania papierowych kart czasu pracy, ich obiegu i akceptacji, a następnie weryfikacji i archiwizacji ze strony działu HR. System jest głównym narzędziem do planowania i rozliczania czasu pracy. Gotowe dane są importowane do systemu kadrowo-płacowego, co radykalnie skraca proces naliczania wynagrodzeń.

Pracownicy doceniają to rozwiązanie systemowe, które dzięki kompleksowości i spójności pozwala szybko i efektywnie zarządzać poszczególnymi aspektami czasu pracy. System gwarantuje działanie zgodnie z literą prawa, jednocześnie optymalizuje czas poświęcony tym zagadnieniom.

Aplikacja przechowuje również historię, do której pracownik ma dostęp w razie potrzeby. Dzięki automatycznie wysyłanym komunikatom pozwala na bieżąco i systematycznie zarządzać poszczególnymi sprawami. Warto podkreślić, że przełożony w prosty sposób samodzielnie może pobrać informacje na temat czasu pracy pracowników na bazie dostępnych w systemie raportów – co bardzo usprawnia mu pracę.

Wdrożenie projektu BPM daje wymierne korzyści biznesowe i finansowe, w tym:

• Ok. 20-krotne skrócenie czasu obsługi procesu,
• Zmniejszenie o ponad 70% pracochłonności wprowadzania danych (dane są wprowadzone tam gdzie powstają),
• Ponad 60% obniżenie kosztów przechowywania i zabezpieczania dokumentacji,
• Dokumenty w 100% kompletne i zgodne z przepisami prawa
• w 100% dokładne i aktualne raporty oraz analizy rzeczywistego stanu.