Na potrzeby projektu zdefiniowano następujący Słownik pojęć:
- Umowa – dokument ustalający postanowienia dwóch lub więcej stron (w tym UPC). Jest dokumentem nadrzędnym względem aneksu i wypowiedzenia. W systemie możliwe jest zarejestrowanie nieograniczonej ilości aneksów do danej umowy i tylko jednego wypowiedzenia umowy.
- Umowa Ramowa - dokument ustalający ogóły zakres współpracy pomiędzy dwiema lub więcej stronami (w tym UPC). Jest dokumentem nadrzędnym względem umowy szczegółowej, aneksu do umowy ramowej i wypowiedzenia umowy ramowej. W systemie możliwe jest zarejestrowanie nieograniczonej ilości aneksów do danej umowy oraz umów szczegółowych i tylko jednego wypowiedzenia umowy.
- Umowa Szczegółowa - dokument ustalający szczegółowy zakres współpracy pomiędzy dwiema lub więcej stronami (w tym UPC). Jest dokumentem podrzędnym względem umowy ramowej i nadrzędnym względem aneksu do umowy szczegółowej i wypowiedzenia umowy szczegółowej. W systemie możliwe jest zarejestrowanie nieograniczonej ilości aneksów do danej umowy i tylko jednego wypowiedzenia umowy. Umowa Szczegółowa nie wprowadza zmian w Umowie Ramowej, do której została zarejestrowana ani innych umów szczegółowych powiązanych z tą samą umową ramową.
- Aneks do Umowy – dokument zmieniający postanowienia Umowy, do której jest rejestrowany. Jest dokumentem podrzędnym względem każdej umowy, do której jest rejestrowany. Aneks może zostać zarejestrowany do Umowy, Umowy Ramowej i Umowy Szczegółowej. Zarejestrowanie Aneksu do Umowy Szczegółowej zmienia postanowienia tylko danej Umowy Szczegółowej bez wpływu na Umowę Ramową.
- Wypowiedzenie Umowy – dokument skutkuje zakończeniem obowiązywania umowy, do której jest rejestrowany i wszystkich aneksów do danej umowy. Jest dokumentem podrzędnym względem każdej umowy, do której jest rejestrowany. Wypowiedzenie może zostać zarejestrowane do Umowy, Umowy Ramowej lub Umowy Szczegółowej.
- Ostatni Aneks do Umowy – Sprawa dodania nowego Aneksu do Umowy, której data archiwizacji, (czyli wejścia Sprawy na Etap Baza Danych Umów lub Archiwum Dokumentów Podpisanych jest najmłodsza)
- Umowa Aktywna – Umowa posiadająca w Bazie Danych Umów status ‘A’. System nadawania statusów opisany został w Podstawowych założeniach procesu w części Statusy Umowy w Bazie Danych Umów
- Umowa Nieaktywna – Umowa posiadająca w Bazie Danych Umów status ‘N’. System nadawania statusów opisany został w Podstawowych założeniach procesu w części Statusy Umowy w Bazie Danych Umów
- Kontrakt – pojęcie używane w dokumencie, które grupuje wszystkie rodzaje Wniosków: ‘Umowa’, ‘Umowa Ramowa’, ‘Umowa Szczegółowa’, ‘Aneks do Umowy’, ‘Wypowiedzenie Umowy’
- Kontrakt zaproponowany przez Kontrahenta – jest kontraktem zaproponowanym i podpisanym przez Kontrahenta, który nie był negocjowany, ani akceptowany przez UPC w procesie FZU. Dołączany jest do procesu w formie Skanu.
- Baza Danych Umów – baza przechowująca wszystkie Aktywne i Nieaktywne Kontrakty zawarte z Kontrahentami za pośrednictwem procesu FZU i Baza Danych Umów. Baza nie przechowuje informacji dotyczących Kontraktów, których Sprawy zostały wycofane lub odrzucone z procesu lub, których Sprawy nie zostały zakończone w danym procesie.
- Typ Umowy – podstawowy parametr określający cel umowy np.: roboty budowlane, dostęp do nieruchomości, najem, dzierżawa, świadczenie usług telekomunikacyjnych,
- Podtyp Umowy - podstawowy parametr określający zakres umowy np.: kanalizacji teletechnicznej, łączy telekomunikacyjnych (dotyczy typu: dzierżawa),
- VFD – dokument podpisywany przez Kontrahenta będącego Stroną Umowy dotyczący ujawnienia informacji o konflikcie interesów.
- Wniosek Aktywny – Sprawa Kontraktu, która znajduje się na dowolnym Etapie Procesu FZU za wyjątkiem Etapu Wnioski Wycofane lub Etapu Dokumenty Niepodpisane lub znajduje się na Etapie Przygotowanie Zmiany w procesie Baza Danych Umów.
Streszczenie przebiegu procesu
Proces FZU w systemie BPM uruchamiany jest ręcznie przez Project Managera lub uprawnionego Wnioskodawcę wyznaczonego przez Project Managera. Przy użyciu Działania Nowa Umowa użytkownik może w systemie rozpocząć proces Akceptacji Wniosku o Rodzaju ‘Umowa’ lub ‘Umowa Ramowa’. Przy użyciu Działania Nowy Aneks użytkownik może w systemie rozpocząć proces Akceptacji Wniosku o Rodzaju ‘Aneks do Umowy’ lub ‘Umowa Szczegółowa’ lub ‘Wypowiedzenie Umowy’. Przygotowany i zaakceptowany projekt Kontraktu przekazywany jest przez Project Managera do akceptacji i uzgodnień treści przygotowanego Kontraktu wewnątrz Spółki UPC.
Jeśli nowy Kontrakt dotyczy wypowiedzenia Umowy złożonego przez Kontrahenta, to przekazywany jest przez Project Managera bezpośrednio do Wiodącego Prawnika Umowy lub do Dyrektora Działu Prawnego w celu wyznaczenia Wiodącego Prawnika Umowy. Wiodący Prawnik Umowy w takim wypadku odpowiedzialny jest za akceptację wypowiedzenia, rozwiązania umowy i zakończenia Sprawy w procesie.
Po uzyskaniu akceptacji uzgodnionego projektu Kontraktu, jego Sprawa w zależności od danych w we wniosku może zostać przekazana bezpośrednio do Wiodącego Prawnika Umowy lub do Dyrektora Działu Prawnego w celu wyznaczenia Wiodącego Prawnika Umowy. Wiodący Prawnik Umowy jest odpowiedzialny za akceptację formalnoprawną przygotowanego i wynegocjowanego z Kontrahentem Kontraktu.
Przed przekazaniem Sprawy Kontraktu do dalszych akceptacji, Sprawa może wymagać akceptacji ujawnionego przez Kontrahenta lub Pracownika UPC konfliktu interesów, jeśli dany konflikt został ujawniony.
Po uzyskaniu akceptacji lub braku akceptacji dotyczących ujawnionego konfliktu interesów, wynegocjowany z Kontrahentem i zaakceptowany Kontrakt przez Wiodącego Prawnika Umowy, przed podpisaniem dokumentu przekazywany jest do Akceptacji Dyrektora Działu Project Managera oraz pozostałych akceptacji w działach w zależności od danych związanych ze Sprawą, czyli: Działu Finansowego, CDZ i pozostałych Działów akceptujących Merytorycznie wyznaczonych do akceptacji Kontraktu.
Po uzyskaniu powyższych akceptacji, Kontrakt przekazywany jest do osób reprezentujących Spółkę UPC umocowanych do podpisania dokumentu, którzy są zobligowani do zaakceptowania Sprawy Kontraktu w BPM. Kontraktowi, który uzyskał wszystkie akceptacje osób podpisujących system nadaje odpowiedni numer i przekazuje Sprawę do Project Managera w celu wydrukowania zaakceptowanego Kontraktu i zebrania fizycznych podpisów na dokumencie. Jeśli Sprawa dotyczy Kontraktu zaproponowanego przez Kontrahenta, to już na tym Etapie dotyczącym zbierania podpisów, Project Manager będzie mógł załączyć skan dokumentu do Sprawy z podpisami wszystkich stron umowy.
Po uzyskaniu wewnętrznych podpisów, Project Manager wysyła dokumenty Kontraktu do Kontrahenta w celu uzyskania podpisów drugiej strony.
Zwrócony podpisany dokument przez drugą stronę weryfikowany jest przez Koordynatora Działu Prawnego pod kątem poprawności podpisania dokumentu przez osoby upoważnione do podpisywania Kontraktów ze strony Kontrahenta. Sprawa prawidłowego dokumentu decyzją Koordynatora Działu Prawnego przekazywana jest do Archiwum Spraw i aktualizuje Bazę danych Umów.
Streszczenie przebiegu procesu Baza Danych Umów
Proces Baza Danych Umów w systemie BPM uruchamiany jest ręcznie przez dowolnego użytkownika w roli Prawnicy, Koordynator Działy Prawnego, Dyrektor Działu Prawnego. Proces przewidziany został dla sytuacji, w których konieczne będzie przeprowadzenie akceptacji aneksu w procesie FZU do Umowy, której nie dodano do bazy danych Umów, a która została podpisana i zaakceptowana przed wdrożeniem procesu FZU oraz dla Kontraktów niewymagających akceptacji w procesie FZU.
Po rozpoczęciu wniosku dodania nowej umowy lub aneksu użytkownik wprowadza wymagane dane do Sprawy (dane dotyczące umowy/aneksu, zeskanowane dokumenty umowy lub aneksu).
Dodanie niezbędnych danych do Wniosku umożliwi użytkownikowi zakończenie procesu dodania/modyfikacji umowy lub aneksu lub wypowiedzenia do bazy danych umów.
Ogólne Założenia
- Pojedyncza Sprawa w procesie FZU może dotyczyć tylko jednego Kontraktu
- System przewiduje możliwość rejestracji następujących Rodzajów Wniosków (Kontraktów): ‘Umowa’, ‘Umowa Ramowa’, ‘Umowa Szczegółowa’, ‘Aneks do Umowy’, ‘Wypowiedzenie Umowy
- Rejestracja Aneksu lub Wypowiedzenia lub Umowy Szczegółowej do Umowy Ramowej może dotyczyć tylko umowy, która dodana została do Bazy Danych Umów. W przypadku braku fizycznego dokumentu Umowy (umowy historycznej) wymagany Aneks do Umowy powinien zostać zarejestrowany procesie, jako Umowa.
- Umowy rejestrowane w procesie FZU są zawsze przypisywane do Działu, w którym zatrudniony jest Project Manager.
- Rejestrowanie Aneksów w procesie FZU może dotyczyć tylko umów przypisanych do Działu, w którym jest zatrudniony Project Manager.
- Umowy zawsze dotyczą dwóch lub więcej stron umowy (w tym UPC),
- Poniższe dane dotyczące Umowy w Bazie Danych Umów są wspólne dla danej Umowy i wszystkich Aneksów i Wypowiedzenia do danej Umowy:
- Dział Umowy,
- Wiodący Prawnik Umowy,
- Status Umowy,
- Typ Umowy,
- Podtyp Umowy,
- Prawo Umowy,
- Przeniesienie na Podmioty Zrzeszone
- Data Zakończenia,
- Termin Przypomnienia,
- Strony Umowy,
- Kierownicy Projektów po stronie Kontrahenta,
- Wszystkie dane finansowe umowy,
- Zobowiązania warunkowe,
- Kary Umowne,
- Poniższe dane dotyczące Umowy Ramowej w Bazie Danych Umów są wspólne dla danej Umowy Ramowej i wszystkich Umów Szczegółowych do danej Umowy:
- Dział Umowy,
- Typ Umowy,
- Podtyp Umowy,
- Prawo Umowy,
- Przeniesienie na Podmioty Zrzeszone
- Strony Umowy,
- Dokument podpisany przez drugą stronę z postanowieniami, z którymi nie zgadza się UPC, powinien zostać wycofany z procesu (jak dotychczas).
- Wszystkie zmiany w Bazie Danych Umów powinny być zapisywane w równoległych strukturach i zawierać informację o tym, co i kiedy zostało zmienione i kto wnioskował o dokonanie zmiany,
- W systemie wykorzystywane są aktualne informacje dotyczące Kontrahentów dodanych do Bazy Danych Kontrahentów BPM.