Proces przygotowania i akceptacji finansowania inwestycji dotyczących budowy sieci kablowej obejmujący pełny cykl życia wniosku inwestycyjnego.

Kompleksowe projekty inwestycyjne począwszy od etapu wnioskowania wymagają zaangażowania całego sztabu ludzi. Pracowników z wielu różnych działów przedsiębiorstwa.

Klient postawił w projekcie następujące cele:

• określenie we wniosku szczegółowej specyfikacji projektu;

• ścisłe zdefiniowanie koniecznych do jego realizacji produktów i usług;

• określenie budżetu projektu;

• przypisanie kosztów projektu do odpowiednich linii budżetowych;

• obliczenie efektywności finansowej inwestycji w oparciu o złożone algorytmy;

• znaczne skrócenie czasu uzyskania akceptacji projektu w celu uruchomienia inwestycji

Projekt inwestycyjny startuje na etapie pomysłu i przygotowania wniosku. Ścieżka przetwarzania wniosku wymaga uzyskania w pierwszej kolejności wszystkich akceptacji technicznych. Na etapie przygotowania wniosku wdrożony system nie tylko uwzględnił dane z systemu budżetowego, ale także kontroluje budżety regionalne. Dodatkowo bierze też pod uwagę bieżące wykorzystanie budżetów przez wszystkie projekty inwestycyjne wdrażane w przedsiębiorstwie. Na potrzeby przygotowania technicznego wniosku, wnioskodawcy mogą posługiwać się wyłącznie dopuszczoną do wykorzystania bazą danych usług i produktów.

W tym celu wdrożyliśmy dodatkowe procesy uzupełniania i aktualizacji bazy danych produktów i usług wykorzystywanych podczas planowania inwestycji. Dodatkowym wyzwaniem była regionalizacja działalności klienta, a co za tym idzie konieczność przygotowywania wniosków w strukturach regionalnych i w oparciu o dane budżetowe poszczególnych regionów włącznie z możliwością „pożyczania” środków z innych budżetów przedsiębiorstwa.

Dopiero wniosek inwestycyjny zawierający pełną specyfikację inwestycji, z określonymi źródłami finansowania i wyliczonymi wskaźnikami opłacalności podlega procesom akceptacji.

Akceptacja wniosku jest procesem bardzo złożonym i liczyć może nawet 40 kroków. Co więcej - wnioski przygotowywane w strukturach regionalnych wymagają często akceptacji na poziomie centralnym, dlatego konieczna jest interakcja między uczestnikami procesów na poziomie regionów i centrali.

Proces akceptacji wniosku angażuje nawet 20-40 osób wyznaczanych do kolejnych etapów etapów w zależności od rodzajów projektów inwestycyjnych.

Procesy akceptacyjne wdrożone przez Adrenalina Consulting oparte zostały o dynamiczne zasady biorące pod uwagę parametry takie jak: wartość inwestycji, zgodność z budżetem, parametry ROI, region pochodzenia wniosku, rodzaj inwestycji i wiele innych.

W procesie tym uwzględnione zostały także mechanizmy kontroli czasu obsługi wniosków włącznie z mechanizmami eskalacji - dotyczącymi przekraczania założonych terminów.

Właściciel procesu parametryzować może wszystkie reguły biznesowe dotyczące obiegu wniosków.

Proces kończy się w momencie uruchomienia realizacji projektu.

Dzięki automatyzacji procesu Network Capex wdrożonej przez Adrenalina Consulting przygotowanie i akceptacja wniosku przebiega szybko i sprawnie. Czas przygotowania i akceptacji wniosku skrócony został do 2-3 tygodni, co stanowi skrócenie czasu obsługi o nawet kilkaset procent.

Do realizacji trafia obecnie ponad 6000 wniosków rocznie, co stanowi wzrost o 250 % w ciągu dwóch lat, a zwiększony wolumen spraw, obsługiwany jest bez konieczności zwiększenia liczebności zespołu technicznego.

Dzięki wdrożonej przez nas automatyzacji:

• Klient zyskał pełną kontrolę nad budżetem inwestycji;

• ma pewność, że przygotowuje inwestycje w oparciu o dopuszczalne i aktualne bazy materiałów i usług;

• wnioski akceptowane są w tempie ekspresowym;

• proces inwestycyjny jest przejrzysty;

• wszystkie bieżące i historyczne wnioski inwestycyjne dostępne są online;

• pozbyto się papieru

• wyeliminowano zawodną i uciążliwą komunikację e-mail z procesu budowania wniosku.