Proces Polecenie Zakupu wspiera dział zakupów w realizacji wszystkich działań związanych z procedurą  zamawiania materiałów i usług u zewnętrznych dostawców, a także umożliwia kontrolę realizacji dostaw materiałów i wykonania usług przez osoby wnioskujące o zakup lub pracowników działu zakupów.

Co roku Centralny Dział Zakupów składa u zewnętrznych dostawców kilkanaście tysięcy zamówień na materiały i usługi związane z bezpośrednią działalnością firmy. Zamówienie dotyczą zarówno wydatków operacyjnych, urządzeń dostarczanych dla abonentów jak również wszystkich materiałów i usług związanych z działalnością inwestycyjną spółki. Wszystkie zamówienia muszą być realizowane zgodnie z wewnętrznymi procedurami związanymi z procesem zamawiania i kontroli zamówień realizowanymi przez kilkuosobowy zespół ludzi.

Klient postawił przed nami następujące cele:

• Automatyczne przygotowywanie zamówień pochodzących z różnych rodzajów wniosków zakupowych
• Możliwość automatycznego lub ręcznego wskazywania dostawców dla zamówień
• Automatyczna komunikacja z dostawcami w zakresie wysyłania i potwierdzania zamówień
• Umożliwienie kontroli realizacji dostaw materiałów i usług po złożeniu zamówienia
• Integracja systemu z procesem obiegu i akceptacji faktur
• Dostęp do pełnej historii każdego zamówienia ze wszystkimi jego danymi oraz dokumentami związanymi z zamówieniem

Proces polecenia zakupu uruchamiany jest automatycznie po zaakceptowaniu wniosku zakupowego w procesie źródłowym. Na dzień dzisiejszy procesy źródłowe obejmują już wszystkie możliwe rodzaje zakupów obejmujących produkty, materiały i usługi:

• Network, IT i Administration Capex
• Zakupy Opex
• Materiały wymagane do realizacji inwestycji w przypadku automatycznego sprawdzenia w systemach magazynowych, że brakuje ich w magazynie
• Zakupy niestandardowe
• Zakupy urządzeń abonenckich

W momencie zaakceptowania wniosku zakupowego, dla każdego wniosku system tworzy oddzielne dla każdego kontrahenta Sprawy Polecenia Zakupu. Jest to możliwe, ponieważ we wnioskach zakupowych znajduje się już pełna specyfikacja materiałów i usług  oraz informacja o dostawcy pobierana z wniosku w przypadku usług lub bazy danych materiałów w przypadku zakupów materiałów. Do Sprawy polecenia zakupu pobierane są:

• pozycje produktów i usług znajdujące się we wniosku źródłowym

• atrybuty dotyczące realizacji Zamówienia (Zakupu)

• atrybuty związane z Kontrahentem

W zależności od wartości i parametrów Zamówienia, sprawy Polecenia Zakupu są obsługiwane przez Dział Zakupów lub bezpośrednio przez użytkownika zamawiającego z działu biznesowego (zakupy Opex).

Następnie Sprawa trafia do specjalisty ds. zakupów, który może zweryfikować parametry zamówienia, zmienić dostawcę, ilości kupowanych materiałów lub usług, lub podzielić zamówienie. Po weryfikacji zamówienia, system automatycznie przygotowuje dokumenty zamówienia, które zostaną wysłane do Kontrahenta, zgodnie ze zdefiniowanymi szablonami. W zależności od parametrów zamówienia wniosek Polecenia Zakupu może zostać poddany procesowi dodatkowych akceptacji zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką i progami akceptacji. Po uzyskaniu wymaganych akceptacji, do Kontrahenta jest wysyłane zamówienie drogą elektroniczną.

Przyjęte przez Kontrahentów zamówienia są przekazywane do kontroli jego realizacji/dostawy. Jednocześnie, informacja o przyjęciu zamówienia przez dostawcę, wycofaniu lub odrzuceniu zamówienia jest przekazywana do osoby wnioskującej o zakup w pierwotnym procesie wniosku o zakup.

Na etapach kontroli realizacji, pracownicy działu zakupów lub zamawiający zakupy, potwierdzają całościową lub częściową realizację zamówień przez dostawców. Na tym etapie możliwe jest również zakończenie realizacji zakupu po dostawach częściowych lub całkowite anulowanie zamówienia.

Po potwierdzeniu dostawy Sprawa jest automatycznie archiwizowana w systemie.

 Proces POLECENIE ZAKUPU zapewnia:

• proces realizacji zamówienia przebiega zgodnie z procedurami UPC
• w systemie są przygotowywane i przechowywane dane dotyczące zamówień
• zamówienia PO są aprobowane przed ich wysłaniem do Kontrahenta
• informacja o akceptacji  zamówienia przez Kontrahenta oraz postęp realizacji zamówienia jest zapisywana w sprawie zamówienia