Proces Wydatki Opex służy do obsługi pełnego procesu wnioskowania o zakupy operacyjne, ich akceptacji i uruchomienia procesu realizacji zakupu obsługiwanego przez działa zakupów w oddzielnym procesie biznesowym. Projekt został zrealizowany w celu zapewnienia pełnej kontroli nad ponoszeniem wydatków w wieloodziałowej, rozproszonej geograficznie organizacji jaką jest UPC Polska. Wniosek obsługuje zarówno wydatki jednorazowe jak i wydatki cykliczne.

Klient postawił przed projektem następujące cele:

• Umożliwienie składania wniosków przez dowolnego uprawnionego pracownika w dowolnym miejscu w Polsce,
• Pełną kontrolę budżetową wydatków na poziomie poszczególnych centrów kosztów,
• Automatyczne kierowanie Wniosków do akceptacji przez osoby określone w matrycy akceptacji uzależnionej od różnych parametrów wniosku,
• Zapewnienie przejrzystości i terminowości realizacji procesu.

Wniosek Opex jest uruchamiany przez uprawnionych Użytkowników działów merytorycznych. W ramach przygotowania wniosku są określane:

• Kontrahent, u którego planowane jest dokonanie zakupu
• Źródło finansowana
• Przedmiot zakupu (lista produktów i usług)
• Kwota planowanego wydatku

Podawane są również dodatkowe informacje, które są niezbędne do dalszej obsługi Wniosku Opex (m.in. terminy, nr umowy, miejsce dostawy). W momencie przygotowywania specyfikacji produktów i usług we wniosku weryfikowana jest dostępność budżetu z możliwością podziału budżetu na kolejny rok.

Przygotowany Wniosek Opex poddawany jest procesowi akceptacji i przejdzie kolejno przez etap weryfikacji merytorycznej, etap aprobaty finansowej, dodatkowo, gdy wystąpi przekroczenie budżetu, wniosek kierowany będzie na etap akceptacja przekroczenia budżetu.

Proces akceptacji Wniosków Opex na poszczególnych Etapach Procesu oparty jest na definicjach kwotowych Progów Akceptacyjnych odnoszących się do wartości zapotrzebowania finansowanych z  poszczególnych linii lub całego projektu i Matrycy Akceptacji określającej osoby, które mają być zaangażowane w proces weryfikacji merytorycznej, aprobaty finansowej oraz akceptacji przekroczenia budżetu.

Na podstawie zaakceptowanego Wniosku Opex tworzone jest Zamówienie. Stworzenie zamówienia następuje w procesie Polecenie Zakupu. Po potwierdzeniu stworzenia zamówienia, wniosek Wydatki Opex przenoszony jest do archiwum. Z poziomu Polecenia Zakupu możliwy jest podgląd tego Wniosku.

• Baza danych pracowników
• Baza danych kontrahentów
• Budżety operacyjne poszczególnych departamentów
• Proces obsługi Poleceń Zakupu
• Proces obsługi rezerw finansowych

Proces WYDATKI OPEX zapewnia:

• proces realizacji wydatków jest przeprowadzony przejrzyście i zgodnie z procedurami UPC
• wydatki są realizowane zgodnie z zatwierdzonym budżetem rocznym
• wydatki są aprobowane przed ich realizacją
• wydatki są realizowane u kontrahentów na podstawie procesów przetargowych