Poprzez skanowanie dokumentów rozumiemy tu masowe przetwarzania dokumentów papierowych na ich elektroniczny obraz. Używamy do tego specjalistycznego sprzętu firm: Bell&Howell, Kodak, Fujitsu, Canon, Cotex i innych. Urządzenia te skanują dokumenty z prędkościami rzędu 100 stron na minutę dokonując jednocześnie korekty jakości obrazów. Producenci tych urządzeń nie wyznaczyli dziennego limitu przetwarzania dokumentów. Automatyczne podajniki dokumentów skanerów mieszczą około 1000 stron dodatkowo zastosowanie technologii KOFAX VRS (VirtualReScan - kompresja, czyszczenie obrazu, rotacja, rozpoznawanie kodów kreskowych, itp.) pozwala uzyskać jak najmniejszą wielkość pliku przy zachowaniu najlepszej możliwej jakości skanowanych dokumentów.
Pamiętać trzeba iż skanowanie to dopiero kolejny etap przetwarzania dokumentów Przed skanowaniem dokumenty trzeba przygotować.
Dysponujemy zapleczem lokalowym i ludzkim do przygotowania dużych ilości dokumentów w krótkim okresie czasu. Skanowanie dokumentów odbywa się w pomieszczeniach monitorowanych, do których dostęp mają tylko uprawnieni pracownicy. Przetworzone oryginały dokumentów są umieszczane w tradycyjnym archiwum. Natomiast elektroniczne obrazy, w dowolnym formacie np. TiFF, PDF, JPG czy BMP archiwizowane są na CD lub DVD. Dla klientów posiadających mniejsze ilości dokumentów tworzone są archiwa wraz z przeglądarkami.
Dla klientów posiadających bardzo dużą ilość dokumentów, a którzy nie chcą inwestować w specjalistyczne urządzenia do archiwizacji i oprogramowanie do zarządzania archiwum, oferujemy przechowywanie i udostępniane na naszych serwerach. Dostęp do dokumentów odbywać się będzie poprzez standardową przeglądarkę internetową.
Teczki osobowe, Ankiety, Kwestionariusze, Polisy to tylko przykłady dokumentów jakie skanujemy i przetwarzamy każdego dnia. Projekty jakie wykonujemy mogą być jednorazowe, wykonywane cyklicznie kilka razy w roku lub codziennie. Przetwarzamy formularze zarówno drukowane jak i wypełniane ręcznie, zawierające kody kreskowe oraz patch. Możemy zeskanować i przeprocesować dokumenty do dowolnego formatu np. SQL, Tekst, MS Excel, MS Access, XML, HTML oraz wielu innych.
Coraz szybszy rozwój technologii cyfrowej oraz łatwiejszy dostęp do systemów udostępniających dokumenty ( DMS ) umożliwił skanowanie dokumentów wielkoformatowych. SkanSerwis ma doświadczenie w tworzeniu archiwów dokumentacji technicznej od formatu wizytówki do szerokości 200 cm i w zasadzie nieograniczonej długości. Oczywiście standardowe formaty A0 do A4 nie stanowią żadnego problemu.
Możliwe jest skanowanie kalek, rysunków technicznych, rysunków architektonicznych, map geodezyjnych itp. Format obrazu dokumentu ( skanu ) jest ustalany z klientem. Może to być skanowanie do PDF, TIFF, JPG czy WMF. Zeskanowane dokumenty mogą być wykorzystane do dalszej obróbki w programach CAD/CAM, służyć jako archiwum elektroniczne czy podlegać dowolnej modyfikacji w edytorach graficznych. Dokumenty wielkoformatowe skanujemy w Kolorze, Odcieniach Szarości lub Czerni i Bieli i zapisujemy na nośnikach elektronicznych.
Niezależnie od tego, czy są to wydruki komputerowe, notatki, adresy klientów, faktury, karty magnetyczne, czy dyski optyczne, jesteśmy w stanie dokonać ich całkowitego zniszczenia. Nawet, jeśli Państwa materiały zawierają dane osobowe lub informacje niejawne, w porozumieniu z partnerami biznesowymi gwarantujemy ich bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami zniszczenie.
W podstawowym zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów oferujemy kompleksowo: zapakowanie i zaplombowanie przez Państwa lub naszych pracowników dokumentów przeznaczonych do zniszczenia, protokólarny odbiór dokumentacji ze wskazanego miejsca, załadowanie, przewóz do miejsca zniszczenia oraz rozładowanie transportu, zniszczenie - rozdrobnienie dokumentacji w trzeciej klasie tajności zgodnie z normą DIN 32757, ekologiczną utylizacją ścinek, wystawienie CERTYFIKATU ZNISZCZENIA zaświadczającego, że proces niszczenia uniemożliwił osobom nieupoważnionym dostęp do niszczonych danych zgodnie z treścią ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity Dz. U. 2002 r. nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami).
Usługa może być wykonana również na terenie Państwa firmy. Dokumenty przeznaczone do zniszczenia mogą być gromadzone również w dostarczonych przez nas specjalnych kartonowych lub metalowych pojemnikach.